Функции отдела документационного обеспечения и контроля исполнения документов (ОДОКИД):

• упорядочение ведения делопроизводства;
• централизованный прием, регистрация и обработка корреспонденции;
• обеспечение подразделений информацией по вопросам документационного обеспечения;
• обеспечение единообразия:
  • в оформлении документов (использование утвержденных бланков);
  • в соблюдении порядка подготовки документов для отправки;
• обеспечение своевременности отправки почтовой корреспонденции;
• сбор и обработка информации по выполнению распорядительных документов и резолюций руководителя, контроль за сроками исполнения документов;
• актуализация информации по делопроизводству (работа по внесению изменений в действующие документы и замене утративших силу, размещение информации на сайте);
• работа с программной системой «Распорядительные документы»;
• разработка нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу;
• осуществление централизованного изготовления, уничтожения, списания печатей и штампов;
• формирование отчетности.

Функции архивохранилища:

• прием на хранение в архивохранилище документов постоянного (долговременного) хранения;
• учет и систематизация документов в архивохранилище;
• создание научно-справочного аппарата к документам архивохранилища;
• обеспечение оптимальных условий хранения документов и их физической сохранности;
• исполнение запросов граждан и организаций, оформление и выдача архивных справок, копий и выписок из документов, прием граждан;
• организация работы по использованию документов, находящихся в архивохранилище;
• обеспечение своевременности сдачи подразделениями документов в архивохранилище;
• обеспечение единообразия в оформлении документов по текущей деятельности и подлежащих сдаче в архивохранилище;
• участие в экспертизе ценностей документов института;
• консультирование подразделений по вопросам хранения, уничтожения, экспертизы ценности и др.;
• разработка номенклатуры дел института и поддержка актуальности документа;
• работа с филиалом ГУ «Государственный архив Оренбургской области» в г. Орске;
• предоставление на согласование в установленном порядке учетных данных в филиал ГУ «Государственный архив Оренбургской области» в г. Орске;
• подготовка отчетности.